Presentan el ABC de la facturación electrónica: Todo lo que debe saber

Para los empresarios el tema de la facturación electrónica se ha convertido en uno de los temas importantes para su agenda teniendo en cuenta su relevancia como reglamentación tributaria impuesta por la DIAN para que las empresas puedan operar.

Sin embargo, la factura electrónica más allá de ser un requisito estipulado por esta entidad gubernamental se ha convertido en uno de los mejores aliados para las compañías que lo adoptan, gracias a los grandes beneficios en términos de costos, administración de la contabilidad y reducción de tiempos, que su implementación conlleva.

Por esta razón, Siigo, la compañía de software contable y administrativo, cuenta cada detalle de la facturación electrónica y los beneficios de su implementación.

¿Qué es la factura electrónica?

De acuerdo con la DIAN, la factura electrónica es la evolución de la factura tradicional, que para efectos legales tiene la misma validez que el papel, pero se genera y valida electrónicamente, para llevar un el soporte de la trazabilidad de las actividades de venta de productos y servicios por parte de los comercios.

¿Por qué es importante su implementación?

Según la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, las compañías que se encuentren en los grupos estipulados por la DIAN están obligados a hacerlo, esto gracias a una modificación en la resolución que existía antes. Estas compañías se denominarán facturadores electrónicos, es decir, aquellos que expiden factura electrónica de venta, así como notas débito y crédito.

¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

Dentro de los sujetos obligados a facturar se encuentran:

1. Responsables del impuesto sobre las ventas IVA

2. Responsables del impuesto al consumo

3. Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de la calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.

4. Comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

5. Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas.

6. Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación SIMPLE.

7. Entidades del Estado del orden nacional, territorial

8. Entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios

9. Instituciones educativas

10. Actividades de seguros y títulos de capitalización

11. Notarias

12. Distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimidos

Según esta clasificación los plazos establecidos para los obligados a expedir factura electrónica se clasifican según su actividad económica principal. Cada actividad económica se encuentra organizada con un código que indica la fecha establecida para expedir la factura electrónica.

¿Cómo se implementa la factura electrónica?

1. Tramitar en la DIAN la habilitación como facturador electrónico:  Para implementar la facturación electrónica en las empresas es necesario realizar un proceso de habilitación exigido por la DIAN. Este proceso consiste en que el empresario, según sea su actividad económica principal, compruebe a través de unas pruebas tecnológicas la idoneidad del software empleado para ejecutar el proceso de facturación electrónica.

2. Tener un software para facturar electrónicamente: Puede ser propio o contratando los servicios de un proveedor tecnológico autorizado como Siigo que cuenta con una herramienta totalmente gratuita para facilitar el proceso y ayudar a la transformación de las organizaciones.

3. Contar con un certificado de firma digital: De acuerdo con la Resolución 000030 del 29 de abril, todas las facturas electrónicas deben tener una firma digital vigente, esto con el fin de tener un control de seguridad y autenticidad sobre todas las facturas que se expidan. Para aplicar la firma o certificado digital a la factura electrónica se debe contar con un software de facturación como Siigo, que se encargue de generar todas las facturas con este requisito.

¿Qué beneficios tiene la factura electrónica para los negocios?

1. Reducción de costos: Se evitan pagos por elementos como la tinta y el papel, se ahorra en tiempo y despacho de la factura y se tiene mejor espacio de almacenamiento ya que todo se hace desde un software de facturación electrónica.

2. Cobros eficientes: Facturar electrónicamente permite mejorar la gestión de cobro con el cliente.

3. Optimización de procesos para las empresas: Implementar este sistema permite ser más rápido y eficiente en los procesos administrativos.

4. Facilidad en las transacciones: Con la implementación de la facturación electrónica se genera un canal de comunicación con el cliente y, además, tanto vendedor como comprador pueden consultar las facturas de manera online siempre que lo necesiten.

5. Trazabilidad y seguridad en la operación: Con la facturación electrónica se facilita el seguimiento y control de las facturas de venta, se elimina el riesgo de perder documentos y se mejora la gestión de estos.